Le Base De Données Économiques et Sociales et Environnementales (BDESE) s’adresse aux entreprises comptant au moins 50 collaborateurs. Créée le 11 janvier 2013, elle est mise à disposition des représentants du personnel ou du Comité Social et Économique (CSE). La BDESE partage les axes sociaux et économiques importants ainsi que des mentions obligatoires, en fonction de la taille de la firme.
Autrefois appelée BDU (Base de Données Unique), la BDESE a aujourd’hui bien changé depuis les différentes évolutions réglementaires. Nous vous partageons tout ce qu’il faut savoir sur cette base de données incontournable.
Tout comprendre sur la BDESE et le CSE
La BDESE permet aux dirigeants de partager les orientations sociales et économiques aux CSE ou IRP (Instances Représentatives du Personnel). Il est ainsi primordial que les données soient compréhensibles et mises à jour régulièrement. Ces informations permettent en effet une restitution RH de qualité, à travers un aperçu fiable de l’entreprise.
Les entreprises concernées par la BDESE
Les entreprises concernées sont celles qui comptent plus de 50 collaborateurs. La BDESE s’adresse à la direction, au service administratif et financier, ainsi qu’aux ressources humaines et au CSE. À noter que le CSE est une instance de représentation du personnel, obligatoire dans les firmes de plus de 11 salariés. Les membres de ce comité sont élus par les collaborateurs pour une durée qui ne doit pas excéder 4 ans.
L’accès à la base de la BDESE
La responsabilité de la BDESE revient à l’employeur : de sa conception à sa mise en place en passant par sa mise à jour. Le dirigeant détermine ainsi les conditions d’utilisation et d’accès, le format (papier ou électronique), etc. Cependant, en l’absence d’accord d’entreprise, les membres du CSE ou les représentants du personnel doivent toujours avoir accès à la BDESE. À noter que le dirigeant doit indiquer les informations confidentielles de la BDESE, et que les utilisateurs doivent faire preuve de discrétion.
L’accord de la BDESE avec le CSE
Le contenu obligatoire dépend du nombre de salariés. L’article L2312-21 permet de passer un accord d’entreprise, de branche ou de groupe avec les délégués syndicaux ou le CSE. Cet accord vient compléter la BDESE. L’objectif est de s’entendre sur le contenu et l’organisation de la base de données. Il est également possible de ne renseigner que les informations relatives à l’année en cours. Cet accord prévoit le support, ainsi que les conditions de fonctionnement et d’utilisation de la BDESE. Enfin, l’accord peut prévoir d’exclure des catégories d’informations comme les transferts financiers ou la sous-traitance.
Les mentions obligatoires de la BDESE
Votre BDESE a un contenu obligatoire différent en fonction de l’effectif de votre firme. Ces différentes informations portent sur les deux années passées, l’année en cours et les perspectives des 3 prochaines années. À noter que cette période s’applique en l’absence d’un accord avec les délégués syndicaux ou le CSE, comme vu précédemment.
Les entreprises de moins de 300 collaborateurs
Si l’entreprise n’a pas conclu un accord, sa BDESE doit comprendre les informations suivantes :
- L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes : l’analyse des écarts salariaux, de la carrière et des situations respectives des femmes et des hommes. L’évolution des promotions par genre et des mesures assurant l’égalité professionnelle.
- L’investissement immatériel et matériel : l’évolution des actifs nets d’amortissement, l’amélioration des méthodes de production, la Recherche et Développement…
- L’investissement social : l’évolution des effectifs des salariés et de l’emploi des personnes en situation de handicap ainsi que les formations professionnelles.
- Les activités culturelles et sociales : le montant des activités du CSE et du mécénat.
- Les flux financiers : les résultats financiers, les réductions ou les crédits d’impôts, les aides publiques, les diminutions ou les exonérations de cotisations sociales, etc…
- Les transferts financiers et commerciaux : les transferts de capitaux, les acquisitions, les fusions, les cessions, etc…
- La rémunération des dirigeants et des salariés : l’épargne salariale et l’évolution des salaires.
- La rémunération des financeurs : les revenus des actionnaires et l’actionnariat salarié.
- Les impôts, les fonds propres et les dettes : les taxes, les impôts, les capitaux propres, les emprunts, les endettements, etc…
- Les partenariats : la sous-traitance des produits et/ou des services à une autre entreprise.
Les entreprises de plus de 300 collaborateurs
Depuis les ordonnances Macron, la loi propose 9 rubriques d’indicateurs répartis sur 3 consultations obligatoires. Ces catégories d’informations sont particulièrement similaires aux informations évoquées précédemment. Seuls les différentes sont indiquées dans la liste ci-dessous :
- L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
- L’investissement immatériel et matériel : l’évolution des capacités de production et de la productivité.
- L’investissement social : l’évolution des emplois par catégorie professionnelle et les conditions de travail.
- Les représentants du personnel et les activités culturelles et sociales : la composition du CSE.
- Les flux financiers.
- Les transferts financiers et commerciaux.
- La rémunération des dirigeants et des salariés : les rémunérations accessoires, les primes par catégorie professionnelle et par genre.
- La rémunération des financeurs.
- Les partenariats.
Tous les trimestres, l’employeur doit partager au CSE les informations suivantes, regroupées par mois : l’exécution des programmes de production, l’évolution des commandes et les retards de paiement des cotisations sociales.
Les sanctions liées à la BDESE
Le Tribunal de Grande Instance (TGI) peut être saisi par le CSE si les obligations de la BDESE ne sont pas respectées. Le tribunal pourra par la suite contraindre l’entreprise à mettre en place une BDESE aux normes. L’employeur commet un délit d’entrave passible d’une amende de 7 500€ s’il n’existe pas une base de données unique ou si certaines informations manquent. Cette somme va de 37 500€ à 75 000€ (en cas de récidive) si la responsabilité d’une personne morale est retenue. Il est possible qu’une astreinte soit appliquée par jour de carence.
Afin d’éviter les erreurs ou les retards de la BDESE, ZENDSN vous accompagne pour trouver facilement les indicateurs sociaux obligatoires.
En bref
La BDESE est une obligation légale pour toutes les entreprises de plus de 50 collaborateurs. Cette base de données est destinée au CSE, ainsi qu’aux différents services structurels de l’organisation. La BDESE doit être mise à jour régulièrement et rester accessible à tout moment, sous peine de sanction.
ZENDSN vous accompagne dans la compréhension de cet outil. Notre objectif est de générer vos indicateurs RH afin d’établir votre reporting social. Cette photographie actualisée et fiable de votre activité vous permettra d’avoir une BDESE en bonne et due forme. Vous pouvez nous contacter pour en savoir plus !
