La DSN pour les nuls
Que faut-il savoir avant d’envoyer votre DSN ?
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) a été généralisée en 2019 suite à une mise en œuvre progressive datant de 2017. Elle est aujourd’hui obligatoire pour tous les employeurs rémunérant des salariés affiliés au Régime général de la Sécurité Sociale. Il s’agit du principal canal de transmission des données sociales des entreprises, remplaçant définitivement la DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiées).
La DSN est mensuelle, digitale et unique. Elle regroupe pour les organismes sociaux de précieuses informations sur chaque salarié, permettant notamment de déclarer et payer les cotisations sociales des entreprises. Objectif : simplifier, sécuriser et fiabiliser ce processus pour les employeurs. Pourtant, remplir sa DSN n’est pas toujours une tâche aisée pour l’équipe de gestion. Vous trouverez dans cet article un guide des codes à connaître avant de faire votre Déclaration Sociale Nominative.
Les éléments importants à retenir sur la DSN
Vous l’aurez compris, la DSN est un outil en ligne regroupant les informations de chaque salarié d’une entreprise. En lien avec les administrations compétentes, cette Déclaration Sociale Nominative permet de gérer la protection sociale de vos collaborateurs.
Les objectifs principaux de la DSN
Les deux informations principales sont les données issues de la paie et de tous les évènements de travail, ayant une incidence sur la paie du mois en question : maladie, accident, arrêt ou reprise de travail, fin de contrat, congé paternité ou maternité… La DSN vous permet ainsi de régler simplement vos cotisations sociales.
Le Numéro de Sécurité Sociale (NIR) et les numéros de contrat doivent apparaître dans votre DSN. La fiche de paie, quant à elle, doit contenir les salaires et les taux de cotisations. Vous devez également renseigner votre numéro de Siret associé à votre établissement (et pas le numéro de Siren qui concerne l’entreprise), et donc rédiger une DSN par établissement, si vous en dirigez plusieurs. À noter que la Déclaration Sociale Nominative nécessite un logiciel de paie compatible. Elle est ensuite automatiquement transmise aux acteurs concernés : Urssaf, Assurance Maladie, Pôle emploi, mutuelle, etc…
Les 6 avantages de la DSN
Les principaux avantages de la Déclaration Sociale Nominative :
- Accompagner la performance et la productivité de votre entreprise
- Réduire le nombre de déclarations et d’organismes
- Simplifier les démarches pour l’employeur, le salarié, mais aussi les organismes sociaux et fiscaux, publics et privés
- Fiabiliser et sécuriser les obligations sociales ainsi que les droits des salariés,
- Renforcer la confidentialité des informations partagées,
- Maîtriser les données à travers un dispositif complet.
Quand faut-il transmettre sa DSN ?
La transmission de la DSN dépend de deux paramètres indépendants : périodique et événementiel. Suite à la transmission de votre fichier, vous recevrez une validation ou un refus.
La DSN périodique : une obligation mensuelle
La DSN et le paiement de chaque cotisation sont effectués tous les mois en fonction des ressources humaines de l’entreprise
- Le 5 du mois pour les entreprises de plus de 50 employés n’ayant pas une paie décalée
- Le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés pour qui la paie n’est pas versée au cours de la période d’emploi rémunéré.
Rappelons qu’un retard de votre Déclaration Sociale Nominative a de lourdes conséquences.
À noter que les plafonds et les taux de cotisations concernent toujours la période d’activité en cours. Si vous n’avez pas l’expertise ni le temps en interne, nous vous recommandons vivement de vous faire appuyer dans cette démarche.
La DSN événementielle : une obligation ponctuelle
Il arrive qu’un événement survienne entre deux déclarations. Dans ce cas, il est impératif de compléter votre DSN dans un délai de 5 jours après l’occurrence de l’événement. Vous devez par exemple signaler une reprise anticipée, un arrêt de travail ou encore une fin de contrat.
Obtenir la validation de votre DSN
L’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (ACOSS) ou la Mutuelle Sociale Agricole (MSA) traitent ensuite les DSN envoyées pour s’assurer de la véracité des informations partagées. Si votre Déclaration Sociale Nominative est validée, vous recevrez un certificat de conformité. Sur la plateforme Net-Entreprises, vous pourrez ensuite accéder au tableau de bord DSN regroupant le contrôle de votre DSN et les retours métiers.
Bien que la DSN vise à simplifier le processus de déclaration, certaines erreurs peuvent entraîner un rejet. Si votre Déclaration Sociale Nominative est refusée, vous recevrez un bilan d’anomalie. Deux cas de figure :
- Un contrôle bloquant : la DSN est rejetée. Il vous faut la corriger avant la prochaine déclaration et la transmettre à nouveau.
- Un contrôle non bloquant : la DSN est acceptée, même si elle comporte des écarts. Vous pouvez soit annuler et remplacer l’actuelle, soit corriger les erreurs dans la déclaration du mois suivant.
Pour corriger une anomalie mensuelle, vous pouvez changer le montant de la paie du mois suivant. Pour corriger une anomalie évènementielle, vous devez annuler et remplacer la DSN transmise.
En bref
Depuis quelques années, la DSN a révolutionné les codes et les démarches des entreprises. Cette pratique a de nombreux avantages, autant pour les salariés que pour les employeurs. Elle permet notamment de simplifier le processus de déclaration tout en minimisant les risques encourus.
Afin de vous assurer de la fiabilité d’une DSN, vous pouvez faire appel aux services d’un organisme qualifié. Grâce à son expertise unique, ZENDSN accompagne les entreprises dans cette démarche parfois complexe. Notre objectif ? Appuyer les entreprises dans chaque phase de la Déclaration Sociale Nominative pour leur faire économiser du temps et de l’énergie. Nous proposons également un outil en ligne pour identifier les incohérences de vos déclarations ainsi qu’un service de restitution RH pour gérer vos indicateurs.
