La DSN de substitution : définition et enjeux
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un élément central de la gestion de la paie en France. Elle permet la transmission mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie aux organismes sociaux et aux administrations. Cependant, de nombreuses DSN comportent des anomalies, ce qui peut entraîner des conséquences importantes tant pour les salariés que pour les entreprises. Pour renforcer la fiabilisation des données déclarées, l’URSSAF et la Direction de la Sécurité Sociale ont mis en place une feuille de route 2024-2025, incluant le déploiement de la DSN de substitution. Cet article vous explique en détail ce qu’est la DSN de substitution, ses conséquences et comment anticiper ces changements.
Qu’est-ce que la DSN de substitution ?
La DSN de substitution est un mécanisme qui permet à l’URSSAF de corriger directement les DSN des employeurs en cas d’anomalies non corrigées par ces derniers. Ce dispositif a été mis en place par décret et les modalités de déploiement ont été précisées par Net-Entreprises.
Contexte et déploiement
La mise en place de la DSN de substitution s’inscrit dans une volonté de renforcer la qualité des données déclarées en DSN. L’objectif est de garantir l’exactitude des droits sociaux acquis par les salariés, de lutter contre le non-recours aux prestations et de réduire les cas de fraude.
Le déploiement de la DSN de substitution se fera progressivement. Les premiers CRM de rappel (Comptes-rendus Métiers) seront émis en avril 2025 pour l’URSSAF (2026 pour la MSA) au titre de l’année 2024. Cependant, les DSN de substitution n’interviendront qu’à partir de 2026.
Conséquences de la DSN de substitution
La mise en place de la DSN de substitution entraîne des conséquences à plusieurs niveaux pour les employeurs, impactant aussi bien leurs obligations réglementaires que leur organisation interne.
Conséquences réglementaires
- Mise en demeure et recouvrement : L’organisme de recouvrement (URSSAF ou MSA) informera l’employeur des corrections effectuées et procédera au recouvrement des cotisations et contributions dues, majorées des pénalités et des intérêts de retard, par le biais d’une mise en demeure. Cela peut représenter un risque financier significatif pour les entreprises qui n’ont pas fiabilisé leurs données.
- Information des salariés : Les salariés seront informés des corrections réalisées par l’organisme de recouvrement lorsque ces corrections sont susceptibles d’avoir un impact sur leurs droits aux prestations sociales. Les modalités précises de cette information seront définies par un arrêté.
Conséquences organisationnelles
- Complexification des processus paie : La DSN de substitution complexifie la gestion de la paie. Les équipes paie doivent non seulement assurer la production courante de la DSN, mais également intégrer la gestion des corrections imposées par les organismes sociaux. Cela implique des ajustements manuels, des contrôles supplémentaires et une coordination accrue avec ces organismes.
- Surcharge de travail et allongement des délais : La charge de travail des équipes paie augmente considérablement avec la DSN de substitution. La nécessité de traiter les corrections et de communiquer avec les organismes sociaux peut perturber le cycle de paie habituel et entraîner des retards dans le traitement de la paie.
- Stress et tensions internes : L’incertitude quant à la fiabilité des données déclarées et la nécessité de corriger les anomalies dans des délais contraints génèrent une pression accrue sur les équipes RH et paie. Cela peut créer des tensions entre les différents services de l’entreprise (paie, comptabilité, direction), affectant la collaboration et l’efficacité globale.
- Perte de contrôle sur les données : Avec la DSN de substitution, l’employeur perd en partie la maîtrise des données transmises aux organismes sociaux. Les corrections sont effectuées par les organismes sociaux, ce qui peut augmenter les risques d’erreurs et potentiellement conduire à des redressements.
- Dégradation de l’image de l’entreprise : Des DSN de substitution répétées peuvent nuire à la réputation de l’entreprise auprès des organismes sociaux (URSSAF, CPAM, caisses de retraite). Ces organismes peuvent considérer l’entreprise comme un acteur à risque, ce qui peut entraîner un suivi plus strict et d’éventuelles pénalités. De plus, cela peut ternir l’image de l’employeur auprès des salariés, affectant la confiance et l’attractivité de l’entreprise.
Comment anticiper et gérer la DSN de substitution ?
Pour anticiper et gérer au mieux la DSN de substitution, il est essentiel pour les employeurs de :
- Fiabiliser leurs DSN : Mettre en place des outils et des processus pour contrôler et corriger les anomalies dans les DSN.
- Être proactif : Ne pas attendre les CRM de rappel pour corriger les erreurs, mais mettre en place une démarche d’amélioration continue de la qualité des données.
- Investir dans la formation continue des équipes paie : Assurer que les équipes paie disposent des compétences et des connaissances nécessaires pour maîtriser les évolutions de la DSN et les outils associés.
- Se tenir informé : Suivre les évolutions réglementaires et les communications de l’URSSAF et de la MSA.
Conclusion
La DSN de substitution représente un défi majeur pour les entreprises, avec des conséquences potentiellement lourdes sur les plans financier, organisationnel et social. Pour anticiper ces évolutions et éviter les écueils de la DSN de substitution, il est crucial pour les employeurs de mettre en place une démarche proactive de fiabilisation de leurs données. Des solutions comme ZenDSN jouent un rôle essentiel dans cette démarche, en permettant aux entreprises de contrôler et de corriger leurs DSN avant leur dépôt. En offrant un outil de contrôle, d’analyse et de correction des anomalies, ZenDSN aide les entreprises à sécuriser leurs déclarations, à minimiser les risques et à se conformer aux exigences réglementaires, évitant ainsi les contraintes et les conséquences négatives liées à la DSN de substitution.
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