Décryptage de la DSN, avantages et inconvénients

8 février 2024

La DSN est un véritable concentré de données RH, qui permet à l’employeur de transmettre les données de ses salariés aux organismes sociaux et fiscaux, publics et privés. Depuis son déploiement, la DSN a profondément transformé la gestion sociale des entreprises en France. Cependant, comme toute innovation, elle présente à la fois des avantages et des inconvénients.  

 

Les avantages de la DSN pour les entreprises 

Avant la DSN, les gestionnaires de paies multipliaient les démarches pour transmettre les données des salariés (les cotisations, la pénibilité, la formation, la retraite, la retraite complémentaire, la complémentaire santé, l’assurance maladie…) aux organismes sociaux et fiscaux. 

Les sources d’erreurs étaient donc importantes puisque les informations concernant le salarié étaient interprétées dans chaque système d’information, dans chaque régime sans avoir de possibilité de vérification. 

Depuis 2017, avec la mise en place de la DSN, ces données sont transmises une fois par mois, aux organismes sociaux et fiscaux. Les informations relatives aux événements (arrêt de travail et fin de contrat de travail du salarié) sont transmises par un signalement d’événement et récapitulé dans la DSN mensuelle. Les données de paie contiennent la base pour le paiement des cotisations et les éléments concernant le droit des salariés.  

La mise en place de la DSN devrait donc représenter un gain de temps considérable pour les gestionnaires de paie. Cela doit également permettre : 

  • D’améliorer la performance et la productivité des gestionnaires de paie ou salariés en charge de la transmission des données 
  • Une simplification des démarches, au quotidien 
  • La réduction du nombre de déclarations à effectuer 
  • La réduction du nombre de données collectées 
  • La sécurisation et la fiabilisation des obligations sociales avec moins de risques d’erreurs, de contentieux et de pénalités.  

 

Les avantages de la DSN pour les salariés  

Du point de vue du salarié, la mise en place de la DSN présente également des avantages importants.  

Premièrement, le salarié dispose d’un accès à ce système lui permettant de suivre ses droits. En effet, il possède une identification unique valable auprès de tous les organismes.  

Il pourra également vérifier chaque mois que ses différents contrats ont bien été pris en compte et que ses rémunérations transmises correspondent bien à son bulletin de salaire. Le bulletin de paie reste la preuve des droits du salarié mais cette consolidation intermédiaire la sécurise davantage. 

La DSN lui assure la simplification des démarches et l’assurance de la portabilité des droits. Elle lui assure également la confidentialité renforcée des données en circulation, celles-ci étant moins nombreuses. 

 

Les inconvénients de la DSN : une nouvelle organisation pour le service RH/paie 

Même si la mise en place de la DSN poursuit plusieurs objectifs :  

  • La simplification et l’allégement de la charge issue de la complexité des formalités sociales 
  • Lé réduction des risques d’erreur et de perte des droits pour les salariés 
  • La lutte contre la fraude du système de protection sociale 

Elle présente néanmoins quelques inconvénients et notamment dans l’organisation du service des Ressources Humaines et/ou paie.  

En effet, le passage d’une logique de déclarations ponctuelles à une logique de déclarations permanentes et mensuelles peut poser des défis. Les modifications déclaratives ne sont plus effectuées directement sur le déclaratif mais sur la saisie de la paie du mois suivant. Par conséquent, la gestion précise des dates et des périodes devient essentielle pour les collaborateurs du service RH. 

La notion de délai est également un inconvénient pour les équipes, puisqu’elle impose aux entreprise un rythme de déclaration strict. Les retards ou les erreurs peuvent entraîner des complications administratives et des pénalités financières. Cela nécessite donc une vigilance constante. 

La fiabilité de la DSN repose en grande partie sur le bon fonctionnement des outils informatiques utilisés. Les entreprises doivent veiller à disposer de systèmes fiables et compatibles pour assurer le succès de leurs déclarations. 

La dématérialisation des données sociales soulève des préoccupations en matière de sécurité informatique et de protection des données personnelles. Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité robustes pour prévenir tout risque de piratage ou de fuite de données.

 

La DSN, sources d’erreurs ? Les types de manquement 

Plusieurs éléments peuvent générer des erreurs de DSN. Nous venons de le voir, le défaut de production dans les délais est problématique, à la fois pour l’entreprise et pour le salarié. La sanction dans ce cas est la suivante :  

  •  1,5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard. Montant plafonné à 150% PMSS par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum. La pénalité est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur*. 

Pour le non-respect du vecteur DSN, la sanction est :  

0,5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) par salarié :  

  • Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l’obligation anticipée d’effectuer la DSN :
    –> Montant plafonné à 10 000€ si l’entreprise emplois au moins 2000 salariés ;
    –> Montant plafonné à 750€ par entreprise si l’entreprise emploie un nombre inférieur à 2000 salariés
     
  • Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative :
    –> Montant plafonné à 750€ par entreprise et par mois. 

S’il s’agit d’une omission de salariés ou assimilés :  

  • 1,5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard.
    Montant plafonné à 150% PMSS par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum.
    La pénalité est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur. 

Pour les autres cas : 

  • 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d’identification de l’employeur.
    Pénalité non applicable en cas de régularisation de l’employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises. 

 

Enfin, s’il s’agit d’une exactitude des rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues : 

  • 1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou assimilé. 

Pour les autres cas :  

  • 0,33 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d’identification de l’employeur.
    Pénalité non applicable en cas de régularisation de l’employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données inexactes. 

 

Fiabiliser sa DSN avant envoi, une nécessité  

Qu’il s’agisse de l’organisation du service ou des pénalités de manquements, la DSN reste au quotidien une source d’erreurs. C’est pourquoi, ZenDSN, by FiabDATA propose la solution d’analyse des DSN la plus complète du marché. Avec cet outil, c’est la garantie d’envoyer chaque mois une DSN fiabilisée :  

1. Analyse de vos DSN dans le détail et identifier rapidement les anomalies contenues dans les DSN mensuelles ou annuelles.
– Contrôles des DSN tests, évènementielles, réelles et historiques
– Contrôles des montants dans les structures
– Contrôles des réductions et compléments de cotisations
– Contrôles des déclaratifs 

2. Correction de vos DSN avec ou sans blocs de régularisation
– Correction prioritaire de vos données de paie
– Saisie des corrections dans ZenDSN
– Générer vos blocs de régularisation si nécessaire 

3. Exploitation de vos données fiabilisées pour votre reporting légal ou RH
– Construction de vos reportings
– Générer vos KPI RH et votre reporting légal
– Saisie des éléments complémentaires
– Publication des indicateurs légaux
– Mettre à disposition vos KPI RH 

Nos experts peuvent également vous accompagner pour la mise en place de notre solution et l’analyse de vos DSN : paramétrage des accès et des droits, analyse et assistance à la mise en conformité de vos DSN, paramétrage de votre reporting social et légal, formation des utilisateurs. 

Enfin, une équipe d’experts de la paie et de la DSN est disponible pour vous répondre les jours ouvrés de 9h à 18h.

*Source
Comment déclarer : la déclaration sociale nominative
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/declarer-et-payer/quand/la-date-de-paiement-des-cotisati/les-risques-encourus.html