Qu’est-ce que la DSN ?

Qu’est-ce que la DSN ? Comprendre la Déclaration Sociale Nominative

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une obligation déclarative qui regroupe la plupart des déclarations sociales d’une entreprise dans un fichier unique. L’objectif est de simplifier, fiabiliser et sécuriser le processus déclaratif des employeurs concernés. Cette norme n’est pas toujours aisée à comprendre.

La Déclaration Sociale Nominative : les informations importantes

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est un dispositif de simplification administrative visant à remplacer la majorité des déclarations sociales que les employeurs doivent réaliser auprès des organismes et administrations.

Mise en place progressivement à partir de 2013, elle est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis janvier 2017. La DSN repose sur une transmission unique, mensuelle, dématérialisée et sécurisée, générée à partir des données issues de la paie.

Pourquoi la DSN ?

La DSN vise à :

• Sécuriser les déclarations sociales des entreprises ;

• Simplifier les obligations déclaratives en supprimant de nombreuses formalités redondantes ;

• Accélérer la transmission des données aux organismes concernés ;

• Fiabiliser les données pour garantir les droits des salariés.

Les principes de la DSN

Elle repose sur :

• Une transmission mensuelle des données issues de la paie ;

• Un format unique et normé, conforme à la norme publiée par le GIP-MDS ;

• Un canal de transmission sécurisé, principalement via le portail net-entreprises.fr.

Quelles données sont transmises via la DSN ?

La DSN contient :

• Les informations d’identification de l’entreprise ;

• Les contrats de travail ;

• Les événements survenus dans le mois (arrêts de travail, fins de contrat…) ;

• Les rémunérations versées ;

• Le détail des cotisations sociales dues aux différents organismes.

Ce que la DSN remplace

La DSN a permis de supprimer progressivement plusieurs déclarations, telles que :

• L’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières (IJ) ;

• La déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) ;

• La déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) ;

• La DADS-U (Déclaration annuelle des données sociales unifiée).

Fréquence de transmission

La DSN est transmise chaque mois, au plus tard :

• Le 5 du mois suivant, pour les entreprises d’au moins 50 salariés ;

• Le 15 du mois suivant, pour les autres.

Quelles conséquences en cas d’erreur ?

Une erreur dans la DSN peut avoir des répercussions importantes, à la fois pour l’entreprise, les organismes sociaux et les salariés.

1. Pour les salariés : des droits retardés ou bloqués

Une déclaration erronée peut impacter directement les droits sociaux des salariés :

• Retard de versement des indemnités journalières (en cas d’arrêt de travail non déclaré ou mal codifié) ;

• Absence de validation de trimestres retraite si les cotisations ou les rémunérations sont inexactes ;

• Blocage de l’allocation chômage si la fin de contrat est mal transmise (notamment le bloc 65).

Cela peut générer de l’incompréhension ou du mécontentement de la part des collaborateurs, et entraîner des démarches supplémentaires pour les RH.

2. Pour l’entreprise : des pénalités financières

Les organismes de recouvrement (URSSAF, MSA, etc.) peuvent appliquer des sanctions dans les cas suivants :

• Omission ou retard de déclaration ;

• Déclarations incomplètes ou incohérentes ;

• Correction tardive d’erreurs signalées.

3. Pour les organismes sociaux : surcharge ou dysfonctionnements

Une DSN erronée peut obliger les caisses ou services publics à :

• Générer des rejets ou anomalies automatiques ;

• Émettre des CRM de rappel (compte-rendus métier) vers l’employeur ;

• Refaire des calculs manuels ou attendre des régularisations, ralentissant ainsi le traitement global.

4. Pour les RH ou les tiers déclarants : charge de travail accrue

Les erreurs DSN engendrent :

• Des analyses manuelles chronophages ;

• Des allers-retours avec les éditeurs de paie ;

• Des dépôts complémentaires (DSN rectificatives ou de régularisation) ;

• Des tensions avec les salariés ou les organismes concernés.

Anticiper les erreurs est donc essentiel. C’est pourquoi un contrôle en continu et une lecture claire des CRM sont devenus des pratiques indispensables.

Que faire en cas d’erreur dans la DSN ?

Malgré les précautions prises lors de l’édition d’une DSN, des erreurs peuvent survenir : omission d’un salarié, codification erronée, mauvaise déclaration d’un arrêt de travail ou d’une fin de contrat… Lorsqu’une anomalie est identifiée, il est essentiel d’agir rapidement pour limiter les impacts sur les droits des salariés et éviter des régularisations tardives.

Identifier l’erreur

L’erreur peut être détectée :

• Avant envoi, via un contrôle interne (au fil de l’eau ou juste avant dépôt) ;

• Après transmission, grâce aux compte-rendus métiers (CRM) générés par les organismes ;

• À l’occasion d’un retour salarié ou d’un signalement d’organisme (ex. : CPAM, Pôle emploi).

Corriger selon le type d’anomalie

Plusieurs solutions sont possibles, selon la nature de l’erreur et l’état d’avancement de la déclaration :

• Avant l’échéance de dépôt :
  Il est possible de déposer une nouvelle DSN annulant/remplaçant (type « Annule et remplace ») du même mois. Cette action remplace entièrement la précédente.

• Après l’échéance ou sur période passée :
  Il convient d’effectuer des blocs de régularisation, en corrigeant les données nécessaires dans les blocs concernés.
  Cette régularisation est mensuelle : chaque anomalie doit être corrigée sur le mois concerné.

Bonnes pratiques

• Consulter systématiquement les CRM dès réception pour détecter rapidement les anomalies ;

• Mettre en place un contrôle automatisé en amont, pour éviter les erreurs répétitives ;

• Documenter les régularisations effectuées, notamment pour justifier d’une correction lors d’un contrôle URSSAF ou retraite ;

• Former les équipes RH/paie à la lecture des DSN et aux logiques de correction (y compris via l’outil DSN-Val) ;

• Soutenir les salariés impactés, si leurs droits sociaux sont temporairement affectés.

Mise à jour 2025 : ce qui change

L’année 2025 apporte plusieurs ajustements techniques et réglementaires à la norme DSN.

Voici les principales évolutions à retenir :

Suppression de certaines déclarations

La déclaration annuelle des effectifs n’est plus transmise via la DSN. En cas de contestation, l’employeur doit désormais passer par l’URSSAF.

Nouvelles données à déclarer

De nouveaux motifs sont intégrés, comme le refus d’un CDI à l’issue d’un CDD ou l’identification des travailleurs détenus. Certaines rubriques évoluent, notamment pour les contrats spécifiques ou les exonérations.

Renforcement des contrôles automatisés

Les organismes (URSSAF, MSA…) affinent leurs CRM de rappel, et à partir de mars 2025, une DSN de substitution pourra être émise automatiquement en l’absence de correction d’une anomalie persistante.

Réaménagements techniques

• • Transfert définitif du montant net social vers le bloc 58 ;

  • Allégement des données liées aux heures supplémentaires exonérées ;

  • Intégration de codes spécifiques (ex : branche ferroviaire).

En bref

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est aujourd’hui un pilier incontournable de la gestion des obligations sociales des entreprises. Pensée pour simplifier, centraliser et sécuriser les transmissions de données issues de la paie, elle représente aussi un levier puissant d’amélioration de la qualité des déclarations.

Mais cette simplification apparente cache une complexité technique réelle. La conformité DSN repose sur la maîtrise des normes, des blocs de données, des échéances… et des conséquences potentielles en cas d’erreur. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’outils de contrôle fiables, de processus rigoureux et d’un accompagnement adapté pour prévenir les anomalies, comprendre les retours CRM, et régulariser efficacement si nécessaire.

Chez ZenDSN, nous aidons les entreprises et leurs partenaires à tirer le meilleur parti de la DSN : non seulement pour répondre à l’obligation, mais aussi pour exploiter ces données comme un véritable actif RH et social.

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