Qu’est-ce que la DSN (Déclaration Sociale Nominative ?)

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une obligation déclarative qui regroupe la plupart des déclarations sociales d’une entreprise dans un fichier unique. L’objectif est de simplifier, fiabiliser et sécuriser le processus déclaratif des employeurs concernés. Cette norme n’est pas toujours aisée à comprendre.

La Déclaration Sociale Nominative : les informations importantes

Depuis le 1er janvier 2019, la DSN est le seul moyen de transmission des données pour toutes les entreprises du secteur privé. Ce support exclusif de communication doit donc être parfaitement fiable.

Les objectifs principaux de la DSN

La dématérialisation et la mensualisation ont différents objectifs :

• Pour l’employeur : la déclaration sociale nominative est un gain de temps. Elle entraîne moins de risques de contentieux avec les salariés.
• Pour les salariés : la DSN évite la perte des droits à des prestations sociales à cause d’une erreur ou d’une fraude de l’employeur. Pour rappel, ces prestations sociales comprennent notamment le régime de la santé et de la famille.
• Pour les organismes de protection sociale : la déclaration sociale nominative optimise les procédures et participe à la lutte contre la fraude aux cotisations sociales.

Les données clés de la Déclaration Sociale Nominative (DSN)

La DSN repose sur la transmission de deux types de données :

• Les informations issues de la paie au sens large,
• Les signalements d’événements concernant :
  • L’Assurance Maladie: les congés maternité, le signalement d’arrêt maladie, les accidents du travail, etc.
  • Pôle emploi: la reprise du travail, l’attestation d’emploi, le signalement d’une fin de contrat de travail, etc.

 

La DSN : les sanctions en cas de manquement

Malgré son objectif de simplicité, la DSN peut se révéler particulièrement complexe. Qu’arrive-t-il en cas de dépôt tardif de votre déclaration ?

Les pénalités de retard de la DSN

Les entreprises s’exposent à une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, par salarié et par mois de retard. Ce montant est plafonné à 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, par entreprise et par année, si le défaut de production est inférieur ou égal à 5 jours. À noter que la pénalité est calculée en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration de l’employeur. En cas de non-respect du vecteur DSN pour les déclarations sociales, les entreprises encourent une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié.

Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014, le montant de la pénalité est plafonné à :

• 750 € si l’entreprise emploie moins de 2 000 salariés.
• 10 000 € si l’entreprise emploie 2 000 salariés et plus.

Pour les employeurs relevant du champ de la DSN qui utiliseraient un autre moyen de transmission en application du décret du 18 mai 2016, le montant est plafonné à 750 €, par entreprise et par mois.

La fiabilisation de Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Les DSN mensuelles sont conservées par l’administration pendant 5 ans pour réaliser des contrôles éventuels. Concrètement, toute DSN déposée pourra être contrôlée par l’URSSAF dans ce délai. Cette mesure implique que l’établissement peut accéder à l’historique des salaires si un événement le justifie.

Les DSN mensuelles, les évènements signalés, les accusés de réception et les bilans de conformité doivent être conservés par le déclarant pendant toute la durée d’ouverture des voies de recours. En cas d’erreur faisant l’objet d’une analyse par les organismes et sur leur sollicitation, le déclarant doit livrer la déclaration d’origine.

Il est en effet important de fiabiliser votre DSN de manière optimale car l’administration dispose d’un flux unique d’informations. À l’instar du plan fiscal, il est ainsi possible d’automatiser les moyens de contrôle par un signalement automatique des anomalies et un envoi de demandes de justificatifs à l’entreprise dans les 30 jours. ZENDSN facilite le contrôle grâce à une comparaison du journal de paie à travers la mise au format d’une fiche et d’un tableau Excel de chaque DSN. Cette étape est primordiale pour une transmission mensuelle en toute sécurité.

Pour pallier à d’éventuels dysfonctionnements techniques, les fichiers des données déclarées sont conservés durant trois mois seulement par la plateforme de dépôt. Cette période va jusqu’à 6 mois pour les fichiers des données créés mensuellement par le système DSN relatif à la DMMO (Déclaration Mensuelle des Mouvement de Main-d’œuvre) et à l’EMMO (Enquête sur les Mouvement de Main-d’œuvre).

Chaque entreprise doit ainsi conserver et archiver ses déclarations afin de pouvoir produire à tout moment la DSN d’origine suivant la norme NEODeS (aux formats .txt ou .dsn). Heureusement pour les employeurs, cette fonction fait partie intégrante de l’offre ZENDSN. Vos déclarations sont conservées en toute sécurité sur notre plateforme SaaS qui est accessible 7/7 et 24h/24.

Les déclarations de PAS (Prélèvement À la Source), quant à elles, doivent généralement être conservées pendant six ans. Cette obligation est mentionnée au premier alinéa de l’article de loi L. 102 B du Code général des impôts. À noter que ce délai est calculé de date à date.

En tant qu’employeur, votre responsabilité est engagée face à l’exactitude et la complétude des données des déclarations transmises. Les cotisations mal paramétrées par votre logiciel de paie, et donc non déclarées dans la DSN du mois, devront impérativement être régularisées et transmises le mois suivant avec la bonne date d’effet. Il en va de même pour toutes les informations erronées. Même si la DSN est effectuée par un tiers déclarant, l’employeur reste responsable de l’exhaustivité, de l’exactitude et de la réactivité de l’envoi des informations. La qualité de vos déclarations garantit, en outre, un traitement rapide et efficace des données transmises.

En bref

Contrairement à de nombreuses idées reçues, les prestataires (un comptable par exemple) en charge de la gestion de la DSN n’engagent pas leur responsabilité en cas d’erreur. Le chef d’entreprise reste pleinement responsable de la conformité de ses déclarations sociales nominatives.

ZENDSN guide les employeurs concernés grâce à de nombreux services à forte valeur ajoutée. Notre accompagnement vous permettra de diminuer votre niveau de stress lié à ce sujet complexe. Un logiciel de gestion et un outil de contrôle vous assurent la déclaration et la transmission d’un fichier exempt d’erreurs.

ZENDSN propose également un indicateur des ressources humaines qui automatise votre reporting social. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.